Gracias a la digitalización hemos conseguido transformar y optimizar de manera drástica muchos de los procedimientos en el ámbito empresarial. El siguiente paso de este proceso es la facturación electrónica. Las administraciones tienen claro que la digitalización de la facturación es el camino a seguir para evolucionar como sociedad y luchar contra la morosidad y el fraude fiscal.
La facturación electrónica en España, hasta ahora, parecía solo cosa de las administraciones públicas y las empresas. Los autónomos se mantenían al margen de ella. Pero, si eres autónomo, debes saber que a partir de ahora eso va a cambiar. Olvídate de las plantillas de factura de Word y Excel. Ni siquiera vas a poder contar con el PDF.
La facturación electrónica será obligatoria, pero no será de la noche a la mañana, todo va a seguir un proceso para que se haga de forma confiable. Existen unos plazos y unas herramientas que te harán la transición mucho más fácil, e incluso sin costarte absolutamente nada gracias a la subvención del Kit Digital.
En este post, te dejamos una guía para que afrontes el proceso de la obligación de la factura electrónica de manera tranquila. En esta guía te explicaremos cuándo entra en vigor la facturación electrónica y cómo funciona.
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Facturación e: ¿Qué es?
La facturación electrónica no es más que la digitalización de las facturas que las empresas o trabajadores autónomos remiten para cobrar los productos o servicios prestados. Según el reglamento de facturación en España: “La factura electrónica es aquella factura que haya sido expedida y recibida en formato electrónico”.
Esto lo que quiere decir es que el concepto de factura no cambia y tiene los mismos efectos legales, pero lo que sí cambia es el formato en el que se expide y recibe, que es electrónico. Ahora bien, su expedición está sujeta al consentimiento de su destinatario, cosa que no ocurre con las facturas tradicionales de papel.
¿Cuándo surgió la facturación electrónica en nuestro país?
La Unión Europea impulsó en 2014 la implementación de la factura electrónica en sus estados miembros. Para ello, en 2019 estableció un formato común obligatorio en las relaciones B2G europeas. A partir de ahí, la digitalización en la facturación ha ido imponiéndose más y, ahora mismo, son muchos los países en los que las facturas electrónicas son obligatorias en los intercambios comerciales con el sector público.
¿Qué ocurre con la obligación de facturación electrónica en España?
La factura electrónica pasó a ser obligatoria en enero de 2015, pero solo para aquellos proveedores de la Administración pública cuyas facturas superen los 5.000 euros. Por consiguiente, todas las empresas que tenían relaciones comerciales con las Administraciones públicas, han tenido que adaptarse al nuevo modelo y enviar sus facturas a través de un formato estructurado conocido como Facturae.
Los autónomos estaban exentos de la factura electrónica obligatoria. Pero, con la aprobación en 2022 de la ley de creación y crecimiento de empresas (la ley crea y crece), se ha decidido ir más allá y extender el uso obligatorio de la factura electrónica al sector privado, es decir, a las operaciones entre autónomos y empresas privadas, o al B2B (Business to Business). Por lo que de ahora en adelante, también nos referiremos a esta factura como factura electrónica B2B.
Ventajas de las facturas electrónicas
La principal ventaja de la factura electrónica es que pone freno a la morosidad. Por desgracia, son los autónomos los que más la sufren de sus clientes y después las pymes (por este orden).
Con la implantación de la obligación de la facturación electrónica en España, la Administración pública controlará si se cumplen los plazos de pago en el sector privado (60 días máximo desde la entrega o prestación del producto o servicio).
¿Cómo lo hará?
- Las empresas morosas quedarán excluidas de cualquier subvención pública que supere los 30.000 €.
- La Administración pública penalizará a aquellas empresas con contratos públicos que no paguen a sus suministradores y subcontratistas dentro del plazo legal.
Además de esta ventaja, la facturación e tiene los siguientes beneficios:
- Ahorro económico.
- Ciclos de tramitación más cortos.
- Menor impacto medioambiental.
- Reducción de errores humanos.
- Ahorro de espacio de almacenamiento.
- Acceso rápido y ágil.
- Mayor seguridad en el envío.
Estas ventajas son la pura evidencia de que la factura electrónica ha llegado para establecerse y marcará un antes y un después en el mundo empresarial. Pero, también cuenta con ciertas desventajas, empezando por la imposición a empresas y autónomos de hacerse con un programa de facturación, con el consiguiente coste y proceso de aprendizaje.
¿Cuándo es obligatoria la facturación electrónica en España?
Hasta ahora te hemos explicado la razón de su aparición, pero seguro que te preguntarás a estas alturas cuándo entra en vigor la facturación electrónica. El nuevo reglamento de facturación electrónica todavía no se ha aprobado. Aunque es predecible que el Gobierno lo haga este año 2024. De hecho, el Gobierno ya va con retraso: la “ley crea y crece” le daba de margen hasta abril de 2023.
Dicho esto, a partir de su aprobación, los plazos para implantar la factura electrónica serán los siguientes:
- 1 año para empresas que facturan más de 8 millones de euros anuales.
- 2 años para autónomos y empresas que facturan menos de 8 millones de euros al año.
Como autónomo, por tanto, la factura electrónica será obligatoria, con toda seguridad, en 2026.
¿Cómo funciona la factura electrónica?
Primero hay que aclarar ciertos aspectos sobre la factura electrónica. La nueva regulación de la factura electrónica solo afecta a autónomos que facturan a clientes que son empresas o autónomos. No afecta a la facturación a particulares. Tampoco cuando se factura a empresas o autónomos que no residen en España.
Este reglamento no se aplica:
- En las operaciones intracomunitarias (con clientes o proveedores de otros países de la Unión Europea).
- Ni en la exportación e importación de productos y servicios (la factura extracomunitaria sigue sus propios criterios).
Dicho esto, debes saber que el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, establece el cumplimiento de ciertos requisitos que garantizan la legibilidad, autenticidad e integridad de las facturas. En el caso de la factura electrónica, la legibilidad del documento está facilitada por el programa informático con el que se crea o recibe.
Por otro lado, la autenticidad y la integridad se pueden garantizar a través de diferentes métodos, como la firma electrónica con certificado electrónico o un intercambio electrónico de datos EDI, entre otros.
Además, para que la factura electrónica sea legal, a partir de 2024 o 2025 se van a exigir otros requisitos específicos:
- Que estén emitidas a través de un programa de facturación de la Agencia Tributaria o un software certificado.
- Que lleven un código alfanumérico identificativo y un código QR.
- Que estén emitidas en un formato accesible para los destinatarios.
- Que incluyan la frase “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “VeriFactu”, un distintivo que garantiza que se cumplen todas las obligaciones tributarias.
Elementos que debe reflejar una factura electrónica
Las facturas electrónicas deben recoger los mismos datos exigidos en las tradicionales facturas de papel, estos son:
- Número de factura y serie (si es aplicable).
- Datos identificativos del emisor y del receptor.
- NIF del emisor y del receptor.
- Fecha de emisión.
- Fecha de prestación de los servicios.
- Concepto o descripción de las operaciones.
- Base imponible (precio de las operaciones sin incluir impuestos).
- Tipo impositivo e impuestos aplicables.
Conclusiones
La factura electrónica para autónomos en España representa una evolución hacia la digitalización que ofrece múltiples ventajas en términos de eficiencia, cumplimiento legal, ahorro de costes y sostenibilidad, aunque también plantea ciertos retos relacionados con la adopción y adaptación tecnológica.